Таблица общих расходов и выгрузка в Excel

Многие компании и соседи по квартире ведут общие расходы в Google Таблицах или Excel, и часто этого хватает. Проблема обычно в устройстве таблицы. Колонок «Сумма» и «Кто платил» достаточно, чтобы перечислить траты, но не чтобы понять, кто кому сколько должен, если один счёт оплатили двое или ужин был не на всех.

Ниже — шаблон таблицы, который с этим справляется, случаи, когда он перестаёт работать, и почему стоит выгрузить общие расходы в Excel в конце поездки или аренды.

Когда таблицы достаточно

Общая таблица — нормальный инструмент, если:

• компания небольшая, два–четыре человека;
• все платят в одной валюте;
• большинство трат делится поровну на всех;
• есть человек, готовый следить за таблицей и чинить сломанные формулы.

Двое соседей с общими продуктами, пара с общим бюджетом, выходные на даче — таблица справится.

Шаблон, который выдерживает реальные траты

Главное — у каждого человека своя колонка «заплатил» и своя колонка «доля». Одна колонка «Кто платил» не покажет двух плательщиков, одна колонка «На кого» не покажет, что баня была только для Димы и Саши. Колонки на каждого показывают и то и другое.

Если не хочется собирать таблицу самому, в бесплатном шаблоне формулы уже готовы. В нём один плательщик на строку, поэтому счёт, который оплатили двое, — это две строки.

Пример: Оля, Дима и Саша снимают дом за городом на выходные.

Три правила, чтобы таблица не врала:

1. В каждой строке колонки «заплатил» в сумме дают сумму расхода. Дом оплатили с двух карт, 10 000 и 5 000, поэтому оба в одной строке. Добавьте проверочную колонку =C2-SUM(D2:F2) — там всегда должен быть ноль.
2. Доли в строке тоже дают сумму расхода. Та же проверка: =C2-SUM(G2:I2). Она ловит рубль, потерянный при округлении.
3. Доли вписывайте числами, а не =C3/3. 6 400 на три не делится: 2 134 + 2 133 + 2 133. Решите, кто берёт лишний рубль (здесь Оля), и впишите числа.

Баланс каждого — сколько заплатил минус его доля:

Сумма балансов — ноль, это последняя проверка. Дима и Саша переводят Оле, и всё:

Где таблица ломается

Шаблон выше правильный. Трудно держать его правильным неделями, когда его правят несколько человек с телефонов.

• Несколько валют. Нужны колонки валюты, курса и пересчитанной суммы, и все должны договориться, какой курс вписывать — сегодняшний или из выписки. Когда их смешивают, появляется расхождение в пару сотен, которое никто не может найти. Подробнее — как делить расходы в разных валютах.
• Большая компания. Каждый новый человек — ещё две колонки. На восьмерых таблица шириной в 20 колонок, и на телефоне её не прочитать.
• Кто-то присоединился или уехал раньше. Пустая ячейка может значить «не участвовал», а может — «забыли вписать».
• Формулы «кто кому должен». Балансы посчитать легко. Превратить их в минимум переводов — это не формула, а небольшой алгоритм, и большинство таблиц сдаются: все переводят всем.
• Правки задним числом. Кто-то поменял субботний шашлык с 4 500 на 4 000. Кто и почему — неизвестно.
• Без интернета. На даче без связи общая таблица превращается в заметку в телефоне, которую потом то ли перенесут, то ли нет.

Зачем выгружать расходы в конце

Чем бы вы ни пользовались в поездке или пока снимаете квартиру вместе, в конце выгрузите полную копию. Через месяц кто-то спросит про какую-то цифру, хозяин не вернёт залог целиком, кто-то удалит приложение. На «по-моему, это я платил» есть ответ, только если запись сохранилась.

Хорошая выгрузка содержит по каждому расходу:

• дату, описание, сумму и валюту, а для иностранной валюты — пересчитанную сумму;
• кто платил и сколько;
• на кого делили и долю каждого;

а в конце — баланс каждого и переводы, которыми рассчитались.

Это те же данные, что в таблице выше. Если вы вели расходы в приложении, выгрузка даёт вам таблицу без необходимости её вести. В kisir выгрузка в CSV или Excel бесплатная, и в ней есть каждый расход, кто платил, на кого делили и итоговый расчёт.

Таблица или приложение

Таблица — когда компания маленькая, валюта одна и кому-то нравится поддерживать порядок. Приложение — когда траты записывают несколько человек с телефонов, в разных валютах и дольше пары дней. А в конце выгрузите всё в Excel, чтобы таблица у вас всё равно была.